Avant de commencer
- L’accès aux commandes et au compte du prestataire de paiement.
- La référence de transaction et le montant à vérifier.
Un remboursement manuel ou un simple changement de statut ne retourne pas l’argent. Vérifiez le mouvement réel auprès du prestataire.
Ouvrir la commande et vérifier les faits
Dans WooCommerce → Commandes, ouvrez la commande concernée. Vérifiez client, produits, montant, méthode de paiement et notes. Avant de préparer l’expédition ou d’intervenir sur un remboursement, confirmez la transaction auprès du prestataire lorsque le statut est ambigu.
- Comparez le numéro de commande et la référence de transaction.
- Ne demandez pas au client les détails complets de sa carte.
- Si le client pense avoir payé deux fois, vérifiez les transactions avant de lui proposer un nouveau paiement.
Comprendre les statuts de commande
Le statut décrit une étape de traitement, avec des comportements qui dépendent de la passerelle et du type de produit. « En attente de paiement » n’est pas une confirmation de fonds reçus. « Terminée » concerne généralement une commande traitée; ce statut ne réalise pas à lui seul une opération bancaire.
- Lisez les notes ajoutées par la passerelle et les avis d’échec.
- Pour un paiement manuel, confirmez sa réception avant de changer le statut.
- Une commande de produits exclusivement virtuels et téléchargeables peut suivre un parcours différent d’une expédition physique.
Préparer et documenter le traitement
Contrôlez l’adresse et les articles avant expédition. Ajoutez une note privée pour le suivi interne ou une note client lorsque vous souhaitez l’informer. Les notifications dépendent de leur activation et de l’envoi de courriels du site.
- Vérifiez les quantités et les variations commandées.
- Utilisez l’outil de suivi prévu par votre solution si nécessaire; il ne faut pas supposer qu’un transporteur est connecté.
- Contrôlez qu’une notification pertinente a été envoyée avant de considérer le client informé.
Préparer un remboursement partiel ou complet
Ouvrez la commande, puis utilisez Rembourser dans son récapitulatif. Définissez les lignes et montants à retourner, en contrôlant taxes et livraison. Décidez si les produits reçus ou annulés doivent revenir en stock. Relisez le total avant la confirmation.
- Un remboursement partiel ne correspond pas forcément à une commande entièrement marquée « Remboursée ».
- Documentez la raison sans ajouter de renseignements sensibles dans une note visible au client.
- Vérifiez les règles et frais de votre prestataire de paiement.
Distinguer remboursement automatique et manuel
Une passerelle compatible peut proposer un remboursement via le moyen de paiement initial. L’option manuelle enregistre le remboursement dans WooCommerce mais ne renvoie pas l’argent : vous devez réaliser le mouvement auprès du prestataire ou selon la procédure adaptée.
- Changer simplement le statut en « Remboursée » ou « Annulée » ne rembourse pas le client.
- Ne remboursez pas de nouveau chez le prestataire si l’opération automatique a déjà réussi.
- Conservez la référence et vérifiez l’opération réelle, pas seulement le message affiché dans la boutique.
Contrôler la cohérence après intervention
Comparez la commande, les notes, le compte marchand et l’inventaire. Vérifiez la notification du client et expliquez le délai annoncé par votre prestataire sans promettre une réception immédiate. Pour un abonnement, le remboursement et l’arrêt des prochains renouvellements sont deux décisions distinctes.
- Vérifiez séparément le statut de l’abonnement si WooCommerce Subscriptions est utilisé.
- Gardez les informations nécessaires à votre gestion et à vos obligations de conservation.
- Si les montants ou références divergent, contactez le prestataire et le soutien avec les éléments vérifiés.
Questions fréquentes
Le statut Remboursée renvoie-t-il automatiquement l’argent?
Non. Un simple changement de statut ne réalise pas le remboursement. Vérifiez l’opération auprès de la passerelle et distinguez les remboursements automatiques des enregistrements manuels.
Documentation officielle
Les intitulés et options peuvent varier selon la version, les extensions et votre compte. Consultez les références de l’éditeur pour votre configuration.